Оптимальное использование печатающих ресурсов машиностроительного предприятия с помощью нового решен

Огромное количество документов, печатаемых на предприятиях, создает впечатление, что затратами на печать просто невозможно управлять – уж слишком разнородные документы по важности и объему. Это и производственная печатная продукция – транспортная и отгрузочная документация, инженерно-конструкторские чертежи, технологические и сопроводительные материалы. И маркетинговые документы – анализы потребителей и рынков, исследования по сбыту продукции, различные динамические отчеты. И, конечно же, типовые бизнес-документы – контракты, нормативные акты, корпоративная отчетность. Сложность проблемы учета усугубляется еще и существующим «зоопарком» печатающих устройств, которые часто приобретались без анализа выгодности решения для предприятия в целом, а скорее с целью решения краткосрочных текущих задач.

Однако, компания Xerox предлагает эффективное решение для организации учета затрат на печать - SafeQ. Оно было разработано чешским разработчиком Ysoft с учетом специфики бизнеса заказчиков Xerox.

SafeQ – это программно-аппаратный комплекс. Он поможет навести порядок в учете расходов на документооборот. Каждая отпечатанная страница теперь будет иметь «хозяина», отправившего ее на печать. Множество ненужных документов никогда не будут напечатаны благодаря функции «Follow-me» (Печатная работа следует за вами и может быть напечатана на том устройстве, ближе к которому вы находитесь – прим. ред.). Вне зависимости от производителя все печатные устройства (как сетевые, так и локальные) могут быть подключены к системе, и попасть в прозрачный отчет об использовании оборудования в производственных и вспомогательных отделах машиностроительного предприятия. По состоянию на сентябрь 2009 года комплекс поддерживает более 550 различных устройств: принтеры (включая подключаемые по интерфейсу USB), копировальные аппараты, плоттеры, многофункциональные устройства. Отслеживаются все задачи печати, которые анализируются по различным параметрам:

• Количество страниц при копировании и печати
• Использование двухсторонней печати
• Черно-белые/полноцветные страницы
• Заполнение страниц, расход тонера

Результаты представлены в наглядной форме, что обеспечивает оперативный обзор затрат на копировальные услуги. Учет можно производить по сотрудникам или типам сотрудников, по устройствам, по подразделениям или отделам, по реализуемым на предприятии проектам. Последняя функция особенно интересна в свете тенденции формирования систем отнесения затрат на реализуемые проекты, особенно на машиностроительных предприятиях уникального и мелкосерийного производства.

SafeQ также позволяет эффективней воспользоваться преимуществами копировальных центров на машиностроительном предприятии. Это повышает производительность печатной среды. Также выявлен тот факт, что часто сотрудники предприятия печатают в цвете потому, что у них установлен цветной аппарат, а дополнительные настройки, например, для печати документа в черно-белом виде, занимают время. В итоге компания несет лишние затраты на печать в цвете. Система разграничения прав доступа SafeQ позволяет ограничить круг людей, которые могут печатать и копировать в цвете. Более того, она позволяет настроить принудительную печать в черно-белом режиме и/или двухстороннюю печать. Благодаря этому происходит снижение интенсивности процессов печати в краткосрочной и долгосрочной перспективе, что способствует значительному снижению затрат на копировальные услуги.

Кроме экономической составляющей в решение центральное место отдано безопасности. Помимо обычной функции Direct Print (Прямая печать – прим. ред.), которая позволяет организовать очередь для задач на печать обычным путем (задачи всего лишь «протекают» с сохранением необходимых параметров через сервер SafeQ и сразу отправляются на печать ) существует удобная возможность Secure Print (Защищенной печати – прим. ред.). Эта возможность - одно из преимуществ системы SafeQ . Комплекс обеспечивает простой и безопасный метод идентификации пользователей с помощью магнитных карт (могут быть использованы уже существующие на машиностроительном предприятии для доступа сотрудников в помещения) и /или ввода PIN-кода на терминале доступа. В результате устанавливается тотальный контроль над всеми печатными документами в офисе. Вы точно знаете, кто какой отчет или чертеж распечатывал.

Используя Secure Print вместе с функцией «Follow-me» Вы можете быть уверенны, что ни одна из Ваших важных разработок или конфиденциальных документов не попадет к конкурентам из-за того, что распечатанный документ некоторое время пролежал на общем принтере. Ведь распечататься он сможет только при присутствии и идентификации печатающего сотрудника на печатающем устройстве. Также это повысит эффективность работы сотрудников в виду возможности печати на ближайшем принтере. К примеру, ушедшему в цех технологу не обязательно возвращаться на свое рабочее место или просить ИТ-службу помочь распечатать необходимые технологические документы – достаточно отправить документ на печать со своего ноутбука, подойти к ближайшему принтеру и поднести к нему свою магнитную карту. Эта функция так же спасает в случае поломки используемого печатного оборудования - можно смело пользоваться другим подключенным к системе устройством.

Хочется обратить внимание, что решение имеет возможность подключения и отслеживания распределенных по стране или миру подразделений Вашего машиностроительного предприятия. Доступ к отчетам системы может быть представлен посредством WEB-интерфейса. Результаты мониторинга могут быть отправлены по электронной почте – линейным руководителям представляется информация о затратах подразделения на печать. Графически представляются все показатели, устройства сравниваются между собой, показывается динамика печатных работ, отображается краткосрочная и долгосрочная статистика, есть представления по стоимости и объемам печати. Данные о загруженности локальных принтеров поступают на сервер посредством системы SafeQ Local Monitor.

В целом работа системы SafeQ абсолютно прозрачна для пользователей и не требует дополнительного обучения. Фактически, после развертывания системы пользователь может даже не заметить никаких изменений.

Ниже приведены оценки, сделанные для инжиниринговой компании среднего размера – 90 рабочих мест, 28 локальных принтеров, среднемесячная закупка бумаги – 76000 страниц (примерно 150 пачек). После внедрения SafeQ выяснилось, что реально в месяц печаталось около 64000 страниц, а после объявления сотрудникам о внедрении системы фактические объемы снизились до 51200 страниц в месяц. После предложенной оптимизации получилось, что 25 локальных принтеров можно заменить на 6 более производительных и экономичных (с низкой стоимостью отпечатка) сетевых принтеров.

Из данных таблицы видно, что экономия на печати за год составила 367470р. То есть окупаемость проекта (покупка программного обеспечения и сетевых принтеров) составила 13 месяцев без учета возможной продажи старого оборудования. Кроме того, появилась возможность отслеживания учета затрат, и в случае возрастания количества заказов у инжиниринговой компании будет прозрачная ситуация с ростом затрат на печать.

Помимо использования SafeQ в собственных нуждах, возможна эксплуатация системы с услугой «аутсоринга печати», когда все печатные процессы на машиностроительном предприятии передаются в управление подрядчику. Подрядчик ставит свое оборудование, а заказчик платит только за сделанные копии документов. Все расходы на содержание, уход и ремонт аппаратов берет на себя подрядчик - аутсорсер.

Положительные моменты в этой услуги в том, что аутсорсеру невыгодно делать содержание машин слишком затратным. Поэтому он следит за тем, чтобы машины не ломались (к предприятию Клиента «прикреплены» специалисты, которые оперативно заменяют расходные материалы, проводят сервисное обслуживание) и подбирает действительно экономичные и эффективные решения, чтобы потом не быть в убытке (к примеру, ставит вместо 25 небольших локальных принтеров на конструкторское подразделение 2 больших). Вдобавок ко всему, Клиенту тоже много печатать не выгодно – и он сам начинает экономить. А решение Xerox - SafeQ осуществляет контроль и мониторинг того, что печаталось. Косвенным плюсом можно назвать то, что оптимизируется сам процесс прохождения документации на предприятии. Xerox советует - как распределить документооборот, чтобы он занимал меньше времени, и был более эффективным.

В частности к такому решению пришел производитель автомобильных компонентов - Компания Visteon – Autopal (Чехия), входящая в состав American Visteon Corporation. Корпорация Visteon имеет более 170 филиалов, действующих в 24-х странах мира и производящих запчасти для 19 крупнейших производителей автомобилей. Товарооборот Visteon составляет 17 миллиардов долларов, а штат сотрудников насчитывает 50 000 человек.

Компания Autopal производит автомобильные фары и другие запчасти на заводах в Нови-Йичин, Северная Моравия. К каждому продукту компании прилагается соответствующая документация, вследствие чего Autopal печатает 550 000 страниц формата A4 ежемесячно. Около 10 процентов от этого числа страниц печатаются в цвете. Помимо административных и иных документов в Autopal ежемесячно печатается еще около 900 000 страниц на 300 принтерах.
Ранее в компании для основных печатных задач использовались 16 многофункциональных принтеров на которых за последние три года было напечатано более 18 миллионов страниц. Однако постепенно парк устройств увеличился до 300 принтеров различных марок и моделей, которые использовались без должного управления. Постепенно такое решение привело к тому, что высокие затраты на услуги печати стали оказывать негативное влияние на бюджет компании. Процесс подготовки документации к отдельным продуктам стал менее гибким, а контроль за затратами на бумагу и вспомогательные материалы (тонеры, картриджи) и за тем, кто, что и где печатает — невозможным.

В итоге было приняты решения о:

• полном аутсорсинге печати, копирования и сканирования,
• закупке по договору о сотрудничестве с Xerox нескольких многофункциональных устройств для печати,
• внедрении системы мониторинга и администрирования печати SafeQ.

Результаты не заставили себя долго ждать: тестовый запуск системы показал, что контроль над печатными операциями позволяет сократить затраты на печать на 30 процентов. Локальные принтеры, не используемые напрямую для печати документации по продукту, также были подключены к системе и были поставлены на контроль. Появилась возможность отслеживания затрат пользователей соответствующего уровня. Благодаря SafeQ стал вестись подробный регистрационный журнал, в котором сохранялась информация о каждом напечатанном документе, что исключило печать сотрудниками своих личных документов. Чтобы воспользоваться принтером, необходима авторизация, которая осуществляется с путем сканирования карточки, имеющейся у каждого сотрудника.

Переход на аутсорсинг многофункциональных печатных устройств привел к тому, что услуги стали оплачиваться на основании четких параметров — по количеству напечатанных черно-белых и цветных страниц, приходящихся на пользователя или проект. Появилась система тщательного администрирования и мониторинга печати, четыре часа сервисного обслуживания каждого устройства в месяц и постоянное обновление решений для оптимизации печатной среды. И самое главное, расходы на печать были сокращены более чем на тридцать процентов.

В заключении еще раз хочется отметить, что c SafeQ у машиностроительного предприятия появляются возможности оптимизации печатной среды и мониторинга процессов печати, эффективно задействовать все принтеры и копировальные устройства. Помимо этого, можно разделить затраты на печать по отделам, на основании проектов, единиц оборудования и типов пользователей.

Мониторинг промышленного оборудования. Технология. Возможности. Результат
Но не многие знают, что для промышленных предприятий внедрение информационных технологий может решить намного более важные задачи, от которых может зависеть выживание предприятия на рынке, его конкурентоспособность