О системах контроля на элеваторе
Воровство на элеваторе – явление привычное, нормальное. Хотя уже на
этапе планирования и реализации строительства нового элеватора можно
предусмотреть некоторые технические моменты, которые существенно упростят
дальнейшую автоматизацию учета операций с продукцией. (Опубликовано в № 07.2010 г.)
Полпроцента туда, полтонны сюда… За сезон может уходить пару сотен тонн
зерна. Умножить на тыщу гривен… Сотни тысяч на кону. Для предприятия с
несколькими элеваторами – миллионы
Главное –
железо, а компьютеры потом?
При строительстве (переоборудовании) элеватора основное внимание уделяется
оборудованию, его стоимости и эффективности. И на задний план перемещается
вопрос учета выполняемых на элеваторе (хранилище) операций. Хотя уже на этапе
планирования и реализации строительства нового элеватора можно предусмотреть
некоторые технические моменты, которые существенно упростят дальнейшую
автоматизацию учета операций с продукцией. Решение этих вопросов, к сожалению,
часто и финансируется, и исполняется по остаточному принципу.
В то же время цели, достигаемые автоматизированной системой учета, необходимы
для каждого хорошего руководителя:
• прозрачность,
• оперативность и достоверность,
• упорядочение взаимоотношений с клиентами,
• усложнение (вплоть до невозможности) злоупотреблений персонала,
• снижение трудоемкости рутинных операций.
Прежде всего давайте определимся, что именно мы будем понимать под термином
«автоматизация учета». Для предприятий зерноперерабатывающего профиля в первую
очередь представляет интерес автоматизация управленческого (забалансового)
учета. Специфика отрасли требует автоматизации складского и производственного
учета (на весовых, складах и в бухгалтерии), учета качества сырья и продукции,
количественно-качественного учета продукции и сырья (пересчет физического веса
в зачетный). Также важен финансовый учет (взаиморасчеты и прочие финансовые
потоки), учет обязательств (приказы, распоряжения, договора с поставщиками и
покупателями). И, главное, учет операций на предприятии для недопущения
злоупотреблений на каждом из названных участков. Приведенный перечень участков
учета показывает: ведение учета «по-старинке» в современных условиях вряд ли
возможно. Особенно, если учесть, что источниками данных для учета обычно
являются нестабильность качественных показателей сырья на входе и их изменение
в процессе хранения и переработки, отражающаяся на десятках показателей и
параметров.
Ручная работа –
ловкость рук допускается?
Конечно, ручной учет и возможен, и применяется. Вот только его точность и
оперативность в нынешних условиях, мягко говоря, недостаточны. Не говоря уже о
широком поле для злоупотреблений. Более того, ручной учет сейчас популярнее.
Это же несложно: разработать на базе стандартных бухгалтерских операций
некоторых участков (например, формы 36), пару-тройку дополнительных отчетов.
Такой подход позволяет быстро и недорого «закрыть бреши» в учете зерна. Однако,
при изменениях в законодательстве (смене инструкций) приходится вновь и вновь
править ранее сделанные настройки. А поскольку чаще всего «неприятности
решаются по мере их поступления», то есть, учетные системы строятся без плана и
структуры, то на определенном этапе такого программирования учетная система
перестает удовлетворять элементарным требованиям. И это если речь идет о
единичном предприятии. Если же рассматривать управляющую компанию, объединяющую
несколько предприятий, становится понятно, что получение общей ясной и четкой
картины в принципе недостижимо.
Электронная охрана
интересов клиента и хозяина
Более перспективен подход, предусматривающий некую единую электронную
систему автоматизации учета, что особенно актуально для предприятия с
несколькими элеваторами (хранилищами).
Если уж так случилось, что элеватор уже построен, а автоматизацию делать нужно,
внедрить систему можно и постфактум. Подходы могут быть разными: полная автоматизация
с интеграцией в бухгалтерскую систему (для унарных компаний и сходных
предприятий холдингов) и второй вариант, –система, как исключительно
управленческая задача с последующим транслированием данных в уже имеющиеся
бухгалтерские системы управляющих компаний.
Унификация, систематизация, каталогизация – это хорошо. Но как система
будет экономить деньги?
Представим рабочий день лаборатории. Поступление, переработка, отгрузка и
переоформление зерна и отходов, – нет ни одной операции на
зерноперерабатывающем предприятии, которая проходила бы без участия
специалистов этого подразделения. С одной стороны, большой поток информации,
который вручную тяжело проконтролировать. С другой стороны, поступающие
«нескромные предложения» за небольшое изменение (доли процента) тех или иных
показателей получить некоторое вознаграждение. Соблазн велик. Без четкой
системы учета и контроля экспресс-анализов и среднесуточных со специальными
кросс-проверками выявить такие отклонения если и возможно, то лишь к концу
заготовки, что уже довольно неактуально. Корректно построенная система
автоматизации позволяет выявить эти отклонения к началу следующего дня.
Важный момент – механизмы по обезличиванию принятых проб, позволяющие
полностью деперсонализировать образцы, поступающие на исследование. Лаборант
просто выполняет свою работу, не зная владельца поступившей продукции.
Второй момент – весовая. Если у зерноперерабатывающего предприятия нет
электронных весов, то у него уже есть большие сложности. Но, тем не менее, в
этом случае тоже можно затруднить неправомерные действия по фальсификации веса
обрабатываемого зерна. В случае же использования электронных весов некорректное
указание веса невозможно, т.к. данные весов напрямую поступают в учетную
систему. Автоматическое принятие веса брутто и тары позволяет рассчитывать
физический вес зерна для каждого завоза. Данные каждой товаротранспортной
накладной объединяются в реестры по качеству, местам выгрузки и прочим
показателям.
Кроме прямой экономии средств, систематизация экономит время. Каждому
автомобилю и прицепу присваивается штрих-код, после чего ввод информации о
предприятии ускоряется в разы.
Следует также учитывать, что качественная учетная система должна предоставлять
возможность не только фиксирования указанных выше данных, но и обеспечивать
автоматизацию всех операций зерноперерабатывающего предприятия: рассчитывать
услуги по хранению, переоформлению, перемещению, сопутствующих услуг, приходу и
отгрузке, расчету зачетного веса, операций по зачистке, учету естественной
убыли, продукции прошлых годов и пр.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, что учетная система
не только не является чем-то, что можно отложить «на потом», а, напротив,
решение об установке подобных систем должны приниматься именно в процессе подготовки
производственных мощностей. Необходимо заранее готовить весовые с
автоматическими весами, пробоотборники, каналы связи и кабельные системы, мачты
крепления видеокамер и прочее, с тем, чтобы не пришлось в преддверии сезона
производить работы по автоматизации «ударными темпами».
Считаем деньги
Система – это хорошо. Но:
Сколько платим. Разработка системы – от 10-15 до 120-150 тыс.
грн. и более, в зависимости от глубины интегрирования учетных задач и специфики
устройства элеватора. К этой стоимости нужно доплюсовать цену оборудования (см.
ниже), которое нужно докупить.
Что получаем по существу. Программа – база данных, которая хранит
информацию ежедневных результатов работы подразделений элеватора (в текстовом и
видео-фото-форматах) , о давальцах и хранимом товаре, электронные бланки
документов, договора, информацию о финансовых потоках; программа предоставляет
доступ к любым названным разделам в любых комбинациях и разрезах, предоставляет
возможность анализировать информацию и принимать корректные управленческие
решения.
Куда приладить
систему
Что уже должно быть на элеваторе до начала внедрения единой системы учета?
— Минимальный уровень техобеспечения.
Два персональных компьютера: один – для весовой и один – для
лаборатории и бухгалтерии (лучше, конечно, три: для весовой, бухгалтерии и
лаборатории). Персонал, работающий с системой: весовщик, лаборант (начальник
лаборатории), бухгалтер по зерну. Каждый из них вводит свои данные в систему.
Ориентировочная стоимость оборудования от 7 тыс. грн. + зарплата оператора.
Что контролируем. При ежедневном мониторинге, на фоне усредненных
данных по количеству сданного зерна, весовым и лабораторным показателям система
позволяет выявить отклонения от нормы, узнать фамилии работников допустившей
отклонения смены.
«Узкие» места.
«Ручной» ввод данных допускает вероятность ошибки оператора. При согласованных
действиях персонала есть вероятность введения заведомо неправдивых сведений.
— Базовый уровень
В дополнение к минимальному: электронные весы, сканеры и принтеры штрих-кодов
(либо магнитных карт) для однозначной идентификации каждой поставки продукции.
Что контролируем. В дополнение к минимальному варианту:
• время нахождения транспорта на объекте,
• данные по прохождению «контрольных точек»,
• возможность построения обезличенной работы лаборатории,
• более глубокие контрольные функции, позволяющие не только постфактум выявить
нарушения, но и делающие их весьма и весьма труднореализуемыми в реальном
масштабе времени.
«Узкие» места. Существует много вариантов обхода самых изощренных
систем контроля: перевешивание номеров автомобилей, вода в «запасках» и
«дышлах». Такая система учета существенно удлиняет цепочку гипотетически
вовлеченных в преступный сговор сотрудников, тем самым многократно увеличивая
риск быть обнаруженным. Но даже она не позволяет перекрыть все возможные «пути
и тропы». Кроме того, возможен прямой саботаж сотрудников, т.к. именно с этого
уровня реализации системы им действительно «есть, что терять».
— Наивысший уровень техобеспечения
В дополнение к базовому: система видеонаблюдения, электронный автоматический
пробоотборник, шлагбаумы, электронные анализаторы качества зерна,
транспортерные весы и весоизмерительная аппаратура в силосах.
Контроль. Помимо чисто числовых данных, в системе хранится информация
о визуальных параметрах транспорта, состоянии платформ весов в момент снятия
веса, виде привезенной продукции, обстановке на ключевых участках предприятия в
процессе производства. Также становится возможным обезличить процесс проведения
лабораторных анализов на совершенно ином качественном уровне. Возможность
построения «силосной доски», где в реальном масштабе времени видно, что и где
хранится и в каком объеме и куда перемещается.
«Узкие» места: пришедший с предыдущего уровня саботаж, а также
определенные технические сложности с интеграцией разнопланового оборудования в
единый программно-аппаратный комплекс (что, впрочем, решается подбором
профессиональной компании-исполнителя работ), более длительные сроки внедрения
и, соответственно, более высокий ценовой диапазон решений.
Посетители также читают:
Комплексная автоматизация ХПП, элеваторов, комбикормовых